Как получить свою форму W-2 от предыдущего работодателя: что вам нужно знать

Если вы уволились в течение налогового года, вы должны получить форму W-2 от вашего предыдущего работодателя — независимо от того, как или почему вы ушли. Но что делать, если этот важный налоговый документ не приходит? В этом руководстве вы найдете все, что нужно знать о восстановлении старой формы W-2, понимании самой документации и о том, что ожидает IRS от работодателей, не выполняющих свои обязательства.

Действия: шаги по получению отсутствующей формы W-2 от старого работодателя

Первое, что нужно понять — это сроки. В то время как работодатели обязаны отправлять формы W-2 до 31 января следующего года, отправленные по почте копии иногда приходят позже. Однако, если мы уже далеко за эту дату, а ваша форма W-2 от предыдущего работодателя все еще не пришла, пора действовать. Вот что вам следует сделать:

Прямой контакт с вашим бывшим работодателем

Начните с обращения в отдел кадров или бухгалтерию вашей бывшей компании — именно они отвечают за выдачу этих форм. Позвоните, напишите по электронной почте или свяжитесь любым удобным способом, который использовался, когда вы там работали. Вежливо попросите их отправить вам форму и обязательно укажите ваш текущий адрес или электронную почту. Если вы переехали после увольнения, ваша форма W-2 могла быть отправлена по устаревшему адресу, поэтому уточнение этого момента очень важно. Попросите их назвать предполагаемый срок, когда вы можете ее получить.

Проверьте онлайн-портал вашего работодателя

Многие компании сейчас предоставляют электронный доступ к формам W-2 через защищенные порталы для сотрудников. Если ваш предыдущий работодатель поддерживает такую опцию, попробуйте войти в систему, чтобы получить и скачать свою W-2 напрямую. Этот способ зачастую быстрее, чем ждать бумажную копию по почте. Для этого у вас должны быть ваши логин и пароль, подготовьте их заранее.

Обратитесь за помощью в IRS

Если ваш бывший работодатель отказывается сотрудничать или не отвечает, IRS может вмешаться от вашего имени. Позвоните по номеру 1-800-829-1040 и будьте готовы предоставить:

• ваше полное имя, текущий адрес, номер социального страхования и номер телефона
• название компании, ее адрес и телефон вашего бывшего работодателя
• даты работы там
• примерный доход и сумму удержанного федерального налога (на основе вашего последнего платежного чека)

Затем IRS свяжется с вашим предыдущим работодателем и запросит недостающую форму.

Подайте декларацию сейчас, уладьте все позже

Если приближается срок подачи налоговой декларации — 15 апреля — и у вас все еще нет всех необходимых форм W-2, у вас есть два варианта. Во-первых, вы можете запросить автоматическое продление срока подачи, заполнив форму 4868 (Заявление о автоматическом продлении срока подачи налоговой декларации физического лица США). Помните, что продление отсрочит только срок подачи, а не срок уплаты налогов. Используйте ваши платежные ведомости, чтобы оценить налоговую обязанность и уплатить ее до 15 апреля, даже при наличии продления. Когда у вас появится больше времени, вы сможете получить Распечатку доходов и удержаний (Wage and Income Transcript) напрямую из IRS, создав онлайн-аккаунт, хотя этот документ может прийти только к июню или июлю.

Или же вы можете подать декларацию сейчас, используя форму 4852 (Замена формы W-2, ведомости по заработной плате и налогам). Эта форма позволяет вам примерно оценить ваш доход и удержания на основе имеющейся информации. Однако, позже вам, возможно, придется исправлять декларацию, если фактическая форма W-2, которую вы получите, значительно отличается от ваших оценок. В сложных случаях рекомендуется проконсультироваться с налоговым специалистом.

Что такое форма W-2 и почему она важна

Форма W-2 — это официальный документ, который работодатели используют для отчета о заработной плате и доходах как для сотрудников, так и для IRS. Она служит подтверждением дохода и показывает, сколько ваш работодатель удержал налогов за год. В вашей W-2 содержится несколько важных элементов:

Заработок показывает ваши общие доходы, чаевые и другие выплаты за налоговый год.

Федеральный налог на доходы, удержанный — сумма, которую ваш работодатель удержал на основе ваших выборов по налоговым удержаниям.

Взносы в социальное обеспечение и Medicare — сумма, которую вы заплатили в эти программы, что обеспечивает правильный зачет для ваших будущих пособий.

Государственные и местные налоги — отображаются в вашей W-2, если вы живете или работаете в юрисдикции с налогами на доходы.

Другие удержания и взносы — могут включать взносы в пенсионные планы, предналоговые взносы на медицинское страхование или дополнительные льготы.

Информация в вашей W-2 должна совпадать с тем, что вы указываете в налоговой декларации. Если есть расхождения или вы вообще не подаете декларацию, IRS, скорее всего, свяжется с вами для урегулирования разницы.

Официальные сроки и график выдачи W-2

Работодатели обязаны отправить формы W-2 всем работникам до 31 января следующего налогового года. Если эта дата приходится на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день. Эта норма 31 января дает сотрудникам достаточно времени собрать документы и подать налоговые декларации до установленного срока — 15 апреля.

Многие работодатели выполняют это обязательство, но для тех, кто этого не делает или отправляет формы с задержкой, последствия могут быть серьезными.

Штрафы работодателей за непредставление W-2

Когда работодатели игнорируют обязательство отправлять формы W-2 или делают это с задержкой, федеральное законодательство налагает значительные штрафы. Эти штрафы начисляются за каждую форму (то есть одна копия для IRS и одна для каждого сотрудника считаются отдельно), без ограничения по сумме штрафов.

Текущие размеры штрафов:

• Формы, сданные с задержкой до 30 дней: $60 за форму
• Формы, сданные с 31 дня до 1 августа: $120 за форму
• Формы, сданные после 1 августа или не сданные вообще: $310 за форму
• Штрафы за умышленное игнорирование требований по подаче: $630 за форму

Чтобы понять финансовый эффект: если компания с 10 сотрудниками ждет до сентября, чтобы разослать W-2, за каждую форму начисляется штраф в $310. Поскольку работодатели должны подать формы в IRS и предоставить копии сотрудникам, стоимость составляет $310, умноженное на 2, то есть $620 за каждого работника. Всего за 10 сотрудников штрафы составят $6,200 — и к этой сумме IRS добавляет проценты.

Эти крупные штрафы созданы для того, чтобы обеспечить соблюдение работодателями своих обязательств по предоставлению точных документов W-2 работникам. Если ваш предыдущий работодатель задерживается или отказывается отправить вам старую W-2, знание о таких штрафах иногда может стимулировать более быстрое действие.