4月15日の税申告期限が近づいていて、必要なW-2がすべて揃っていない場合は、2つの選択肢があります。まず、Form 4868（米国個人所得税申告の自動延長申請書）を使って6か月の延長を申請できます。ただし、延長は申告の遅れを遅らせるものであり、支払いは遅れません。給与明細を使って税額を見積もり、その金額を4月15日までに支払います。延長後に、IRSのオンラインアカウントを作成してWage and Income Transcriptを取得すれば、より正確な情報を得られますが、これには6月や7月までかかることもあります。
W-2フォームを以前の雇用主から取得する方法：知っておくべきポイント
もし税年度中に退職した場合、退職理由や方法に関わらず、以前の雇用主からW-2フォームを受け取る必要があります。しかし、その重要な税務書類が届かない場合はどうなるのでしょうか？このガイドでは、古いW-2を取り戻す方法、書類自体の理解、そして雇用主が義務を果たさなかった場合にIRSが期待する対応についてすべて解説します。
行動を起こす：紛失したW-2を古い仕事から入手する手順
まず理解すべきはタイミングです。雇用主は法的に翌年1月31日までにW-2を送付する義務がありますが、郵送されたコピーは遅れて届くこともあります。ただし、その日付を過ぎてもなおW-2が届かない場合は、行動を起こす時です。以下の手順を参考にしてください。
旧雇用主に直接連絡する
まずは、以前の会社の人事部または給与担当部署に連絡しましょう。これらの部署がW-2の発行責任者です。電話、メール、または勤務時に利用した連絡手段で連絡を取り、丁寧にフォームの送付を依頼します。現在の住所やメールアドレスも伝えることを忘れずに。退職後に引っ越している場合、W-2が古い住所に送られている可能性もあるため、この点を確認してください。おおよその到着予定時期も尋ねておきましょう。
企業のオンラインポータルを確認する
多くの企業は、従業員向けの安全なポータルサイトを通じて電子的にW-2にアクセスできるサービスを提供しています。もしこのオプションが利用可能なら、ログインして直接W-2を取得・ダウンロードしてください。この方法は郵送を待つよりも迅速です。ログイン情報を準備しておきましょう。
IRSに支援を求める
もし旧雇用主が協力しない、または応答が得られない場合は、IRSに介入を依頼できます。電話番号は1-800-829-1040です。連絡時に以下の情報を用意してください。
IRSはその後、あなたの以前の雇用主に連絡し、紛失したフォームの提出を求めます。
今すぐ申告し、後で調整する
4月15日の税申告期限が近づいていて、必要なW-2がすべて揃っていない場合は、2つの選択肢があります。まず、Form 4868（米国個人所得税申告の自動延長申請書）を使って6か月の延長を申請できます。ただし、延長は申告の遅れを遅らせるものであり、支払いは遅れません。給与明細を使って税額を見積もり、その金額を4月15日までに支払います。延長後に、IRSのオンラインアカウントを作成してWage and Income Transcriptを取得すれば、より正確な情報を得られますが、これには6月や7月までかかることもあります。
もう一つの方法は、Form 4852（W-2の代替フォーム）を使って申告することです。このフォームは、利用可能な情報に基づいて所得と源泉徴収額をできるだけ正確に見積もることを可能にします。ただし、後に実際のW-2を受け取った際に見積もりと大きく異なる場合は、申告を修正する必要があります。複雑なケースでは、税務の専門家に相談することをお勧めします。
W-2フォームとは何か、なぜ重要なのか
W-2フォームは、雇用主が従業員とIRSに対して給与と賃金情報を報告する公式書類です。所得証明として機能し、年間を通じて雇用主が税金のために差し引いた金額を示します。W-2には以下の重要な情報が含まれています。
収入：その年の総給与、チップ、その他の報酬。
連邦所得税の源泉徴収額：雇用主があなたの選択に基づいて差し引いた税金の金額。
社会保障・メディケアの拠出金：これらの給付制度に支払った金額。将来の給付に正しく反映されるために重要です。
州・地方税：居住または勤務している地域に所得税がある場合、その情報も記載。
その他の控除・拠出金：退職金制度の拠出金、税前健康保険料、追加の福利厚生など。
あなたのW-2に記載された情報は、確定申告書に記載した内容と一致している必要があります。一致しない場合や申告しなかった場合、IRSから連絡があり、差異の調整を求められることがあります。
W-2発行の公式期限とスケジュール
雇用主は、翌年1月31日までにすべての従業員にW-2を送付しなければなりません。この日付が土日や祝日にあたる場合は、次の営業日まで延長されます。この期限は、従業員が必要な書類を集めて4月15日の申告期限までに申告できるようにするためのものです。
多くの雇用主はこの義務を果たしますが、遅れる場合や遅れて送付される場合は、重い罰則があります。
W-2未送付に対する雇用主の罰則
雇用主がW-2の送付義務を怠ったり遅延させたりした場合、連邦法により重い罰金が科されます。これらの罰金は、フォームごと（IRSへのコピーと従業員一人ひとりへのコピー）に適用され、上限はありません。
現在の罰金額は以下の通りです。
例を挙げると、従業員10人の企業が9月にW-2を配布した場合、各フォームに対して310ドルの罰金が科されます。雇用主はIRSに提出し、従業員にコピーを渡す必要があるため、コストは310ドル×2＝620ドルとなります。これが10人分で合計6,200ドルの罰金となり、さらにIRSはこの金額に利息も加算します。
これらの高額な罰則は、雇用主が正確なW-2書類を従業員に提供する法的義務を果たすことを促すために設けられています。もしあなたの以前の雇用主が遅延または拒否している場合、これらの罰則を知ることで迅速な対応を促すことができるかもしれません。