了解W-2分發時間表：雇主何時必須寄出稅務表格

報稅季節帶來一項對全國雇主來說至關重要的責任：分發 W-2 表格給員工。如果你在想雇主何時必須發出 W-2，答案很簡單——但細節很重要。美國國稅局（IRS）規定，雇主必須在次年1月31日前寄送或電子傳送這些重要的稅務文件，這個截止日期適用於員工中途離職或工作整個12個月的情況。這個時間要求確保員工有足夠的時間準備並在4月15日的申報截止日前完成報稅。

1月31日的 W-2 發送截止日

每年，毫無例外，雇主必須在1月31日前蓋郵戳或電子傳送 W-2 表格給所有現任和前任員工。這個截止日不可彈性調整——如果1月31日是週末或假日，雇主必須在下一個工作日寄出。對於2025稅務年度，這意味著所有 W-2 必須在2026年1月31日前送達員工手中。

這項法定要求存在是有原因的。員工依賴 W-2 資料來申報準確的稅務。IRS 與雇主密切協調，確保報告的工資、扣繳稅款和稅額抵免在員工報稅與雇主提交的文件之間一致。當雇主延遲或未能寄出這些表格時，會干擾整個報稅流程，並引發一連串的行政挑戰。

不論延遲幾天或幾個月，未在截止日前完成的雇主都會面臨越來越嚴重的後果。IRS 已設計罰款制度，旨在激勵及時遵守規定，延遲越久，對企業的成本就越高。

你的 W-2 表格包含哪些資訊？

W-2，正式稱為工資與稅款報表，是員工報稅的核心文件。它不僅是簡單的支付記錄，而是整合了多個與就業相關的財務資訊類別，IRS 需要這些資料來進行準確的稅務評估。

W-2 的主要部分包括：

薪資與收入。 這部分記錄你在稅務年度內所有的工資、薪金、小費及其他報酬。是計算稅負的基礎。

聯邦所得稅預扣。 雇主根據你填寫的 W-4 表格，從每次薪資中預扣聯邦所得稅。你的 W-2 會報告全年累計預扣的金額，直接影響你是否需繳稅或能獲得退稅。

社會安全與醫療保險貢獻。 這些薪資扣款用於資助你未來的社會安全和醫療保險福利。你的 W-2 會詳細列出為你繳納的金額，建立你的福利資格記錄。

州與地方稅預扣。 在有所得稅的州份，W-2 會列出預扣的州與地方稅金額，方便你準備正確的州與地方報稅。

員工福利與扣除。 表格也反映你在退休金計畫、健康保險費用、彈性支出帳戶及其他福利上的稅前扣款。

IRS 會將這些資料與你的個人報稅表進行比對。若報告的收入與 W-2 資料不符，會自動觸發 IRS 審查，可能導致稽查或額外的稅款評估。這個驗證系統凸顯了雇主必須準時且準確寄送 W-2 表格的重要性。

如何找回遺失的前雇主 W-2

有時候，員工未能在1月31日前收到 W-2，可能是因為地址變更、郵件延遲、薪資處理錯誤或雇主疏忽。如果你遇到這種情況，採取有條不紊的方法能提高找到遺失文件的機率。

第一步：直接聯繫前雇主。 首先聯絡人力資源或薪資部門。許多雇主會保存員工聯絡資訊，但如果你已經離職搬家，W-2 可能寄到了過時的地址。請求以電子郵件或電話方式索取，確認你的現用郵寄地址，並詢問預計送達時間。

第二步：透過雇主的線上平台取得 W-2。 現代許多雇主提供安全的線上平台，員工可以在上面下載 W-2 電子檔。如果你的前雇主提供此服務，立即登入下載，這樣可以完全避免郵寄延遲，並立即確認你的稅務資料。

第三步：向 IRS 請求協助。 如果你的前雇主拒絕提供 W-2，儘管你多次請求，也可以直接聯絡 IRS，電話是 1-800-829-1040。IRS 會代表你介入。準備好：

• 你的全名、地址、社會安全號碼和電話
• 雇主的公司名稱、地址和電話
• 雇用日期及根據最後一份薪資單估算的收入

IRS 會調查雇主的不合規行為，並協助找回你的遺失 W-2。

第四步：使用替代文件申報。 如果4月15日截止日快到了，你仍未收到 W-2，還有其他選擇。首先可以提交 Form 4868，申請延長六個月的自動延期。記住，延期只延後申報截止日，不延後繳款期限——用薪資單估算你的稅款，並在4月15日前繳納預估稅款。一旦獲得延期，你可以向 IRS 申請取得工資與收入明細（Wage and Income Transcript），方法是建立線上帳戶，但通常需要6-8週處理時間。

另外，也可以用 Form 4852（W-2 替代表格）來申報，根據現有的薪資記錄估算收入與扣款。請注意，若你估算的數據與後來收到的 W-2 有較大差異，可能需要修正申報。對於較複雜的情況，建議諮詢稅務專業人士，以確保申報正確並降低未來的問題。

不遵守 W-2 申報義務的雇主的 IRS 罰款

未能按時分發 W-2 的雇主會面臨大量的罰款。聯邦法律對每份逾期或未提供的表格都會徵收罰款，且沒有上限。由於罰款是按每份表格（每位員工一份，雇主也會收到一份）計算，費用會迅速累計。

2024 和 2025 年的罰款結構：

逾期30天或更少。 每份 $60

逾期31天至8月1日。 每份 $120

逾期超過8月1日或未申報。 每份 $310

故意不遵守申報規定。 每份 $630

舉例來說：一家公司有15名員工，等到9月才發送 W-2，觸發 $310 的罰款。由於每份 W-2 不僅公司寄給員工，IRS 也會收到一份，計算方式是每份 W-2 乘以2（員工副本和IRS副本），每人合計 $620。15名員工的總罰款就高達 $9,300。再加上 IRS 對未付罰款的利息，雇主的財務負擔會大幅增加。

這些罰款的目的在於：一方面補償政府行政負擔，另一方面強烈激勵雇主遵守規定。即使是小企業，長期不合規也可能面臨五位數的罰款，及時分發 W-2 已成為企業運營的重要一環。

雇主與員工的重點提醒

對雇主來說，1月31日的 W-2 發送截止日是絕對不能違背的。將此要求融入年度薪資流程，確認員工聯絡資訊，並準備備用的發送方式，可以避免昂貴的罰款。對員工而言，了解雇主何時必須發出 W-2，有助於你主動追蹤未收到的文件，並在報稅截止前採取補救措施。W-2 系統雖然複雜，但當妥善處理時，能保障員工與政府的利益，也會對那些忽視這項基本稅務責任的人產生懲罰。