Hiểu về các bút toán ghi sổ cho việc bán tài sản: Quản lý chi phí đóng cửa

Khi một công ty quyết định bán một tài sản cố định, quá trình kế toán vượt xa việc chỉ nhận tiền thanh toán. Việc ghi nhận chính xác giao dịch này thông qua các bút toán nhật ký—đặc biệt khi có chi phí đóng cửa liên quan—đảm bảo các ghi chép tài chính của bạn chính xác và bảng cân đối kế toán cùng báo cáo kết quả hoạt động phản ánh đúng vị thế tài chính thực sự. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn cách chuẩn bị các bút toán nhật ký cần thiết và ghi nhận tất cả các yếu tố của việc bán hàng, bao gồm cả chi phí đóng cửa.

Chuẩn bị trước khi bán: Cập nhật ghi chép khấu hao

Bước đầu tiên quan trọng trong việc chuẩn bị bút toán nhật ký cho việc bán tài sản là cập nhật các ghi chép khấu hao. Vì hầu hết các công ty chỉ cập nhật khấu hao theo định kỳ, nếu bạn bán tài sản giữa kỳ, bạn phải tính toán và ghi nhận phần khấu hao theo tỷ lệ phần trăm chưa được ghi nhận trong sổ sách.

Để làm điều này, xác định số tiền khấu hao còn lại từ ngày bán đến hết kỳ khấu hao cuối cùng. Tạo một bút toán bằng cách ghi Nợ “Chi phí khấu hao” và Có “Khấu hao lũy kế” cho số tiền này. Việc điều chỉnh này đảm bảo rằng tất cả khấu hao liên quan đến thời gian sử dụng của tài sản đã được ghi nhận đúng trước khi tài sản rời khỏi bảng cân đối.

Sau khi hoàn tất, ghi Nợ toàn bộ số dư của tài khoản “Khấu hao lũy kế” của tài sản để loại bỏ hoàn toàn số khấu hao này. Vì sau khi bán, tài sản sẽ không còn xuất hiện trên bảng cân đối, tất cả các khoản khấu hao liên quan cũng phải được loại bỏ khỏi sổ sách.

Ghi nhận bút toán chính: Loại bỏ tài sản và nhận tiền mặt

Với việc khấu hao đã được cập nhật, bạn đã sẵn sàng để ghi nhận các thành phần chính của giao dịch. Bắt đầu bằng cách tạo một bút toán ghi Nợ tài khoản Tiền mặt (hoặc Tài khoản Ngân hàng) với tổng số tiền thu được từ việc bán. Điều này phản ánh dòng tiền vào mà công ty nhận được.

Tiếp theo, bạn cần ghi Có vào tài khoản sổ sách gốc của tài sản với giá trị sổ sách đầy đủ (chi phí ban đầu). Điều này loại bỏ hoàn toàn tài sản khỏi bảng cân đối, về cơ bản làm trống dòng mục đó.

Lúc này, bạn đã ghi nhận tiền mặt nhận được và loại bỏ tài sản, nhưng các tài khoản vẫn chưa cân đối. Bạn vẫn cần phải tính toán chênh lệch giữa số tiền công ty ban đầu trả cho tài sản và số tiền bán sau khi trừ khấu hao.

Nhận diện lợi nhuận hoặc lỗ và ảnh hưởng của chi phí đóng cửa

Chênh lệch giữa số tiền thu ròng và giá trị sổ sách của tài sản (chi phí ban đầu trừ đi khấu hao lũy kế) sẽ là lợi nhuận hoặc lỗ. Để tính toán: cộng số tiền mặt nhận được và các khoản ghi Nợ khấu hao lũy kế đã ghi trước đó, rồi trừ đi giá gốc của tài sản. Kết quả dương cho thấy lợi nhuận từ bán hàng; kết quả âm cho thấy lỗ.

Lợi nhuận hoặc lỗ này phản ánh tác động tài chính thực sự của giao dịch. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng chi phí đóng cửa liên quan đến việc bán tài sản có thể làm giảm số tiền thu ròng của bạn. Chi phí đóng cửa thường bao gồm phí tìm kiếm quyền sở hữu, phí ghi sổ, chi phí pháp lý, hoa hồng môi giới bất động sản và các chi phí liên quan đến giao dịch khác. Những chi phí này thường được trừ trực tiếp vào số tiền thu được từ bán, làm giảm số tiền mặt ghi nhận trong bút toán.

Khi chuẩn bị bút toán, nếu chi phí đóng cửa làm giảm số tiền thu, số tiền mặt cuối cùng ghi Nợ nên phản ánh số tiền ròng sau khi trừ các chi phí này. Ví dụ, nếu một bất động sản bán với giá 100.000 đô la nhưng chi phí đóng cửa tổng cộng 5.000 đô la, bạn sẽ ghi Nợ vào Tiền mặt với 95.000 đô la thay vì 100.000 đô la. Điều này đảm bảo rằng bút toán của bạn phản ánh chính xác số tiền thực tế công ty nhận được.

Nếu có lợi nhuận từ giao dịch, ghi Có vào “Lợi nhuận từ bán tài sản.” Nếu có lỗ, ghi Có vào “Lỗ từ bán tài sản.” Tài khoản này cuối cùng sẽ được chuyển vào báo cáo kết quả hoạt động dưới dạng thu nhập không hoạt động (hoặc chi phí nếu là lỗ).

Các bước cuối cùng: Làm trống và kết thúc kỳ

Bước cuối cùng trong việc ghi nhận bút toán của bạn là đảm bảo tất cả các tài khoản cân đối. Xác nhận rằng tổng Nợ bằng tổng Có trên tất cả các bút toán đã tạo. Tài khoản khấu hao lũy kế hiện tại nên bằng 0, tài khoản tài sản nên bằng 0, và tài khoản tiền mặt phản ánh số tiền thu ròng sau chi phí đóng cửa.

Vào cuối kỳ báo cáo, đóng tài khoản lợi nhuận hoặc lỗ bằng cách chuyển sang lợi nhuận giữ lại của công ty. Điều này hoàn tất quá trình ghi nhận giao dịch qua các báo cáo tài chính: lợi nhuận hoặc lỗ được ghi nhận trong báo cáo kết quả hoạt động cuối cùng sẽ điều chỉnh lợi nhuận giữ lại trên bảng cân đối, duy trì phương trình kế toán.

Bằng cách chuẩn bị cẩn thận từng bút toán và ghi nhận tất cả các yếu tố—bao gồm điều chỉnh khấu hao, loại bỏ tài sản, chi phí đóng cửa và ghi nhận lợi nhuận/lỗ—bạn đảm bảo có một bản ghi chép đầy đủ và chính xác về việc bán tài sản, cập nhật đúng cả bảng cân đối kế toán lẫn báo cáo kết quả hoạt động.