Hướng Dẫn Toàn Diện về Cách Chuẩn Bị Séc Viết Đúng Cách

Dù các dịch vụ ngân hàng kỹ thuật số và ứng dụng thanh toán peer-to-peer ngày càng phổ biến, séc vẫn là công cụ ngân hàng cơ bản. Dù bạn đang thanh toán hóa đơn, nhận lương hay mua sắm, việc biết cách viết séc đúng cách là kỹ năng thiết yếu giúp bảo vệ bạn và đảm bảo khoản thanh toán của mình đến đúng nơi nhận. Hướng dẫn toàn diện này sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình — từ hiểu các thành phần của séc đến gửi tiền và đặt hàng séc mới.

Các thành phần quan trọng của séc bạn cần hiểu

Trước khi bắt đầu viết séc, bạn cần nhận biết các yếu tố quan trọng được in trên mỗi chiếc séc. Mỗi séc đều chứa ba số cơ bản nằm ở vị trí nhất quán:

Mã số định tuyến ngân hàng là mã gồm chín chữ số duy nhất cho từng tổ chức tài chính. Bạn sẽ gặp mã này khi thiết lập ngân hàng trực tuyến hoặc thực hiện chuyển khoản qua wire. Số tài khoản xuất hiện trên séc của bạn và xác định tài khoản thanh toán cụ thể của bạn. Cuối cùng, số séc được in hai lần trên mỗi séc — một lần ở góc trên bên phải và lần nữa sau số tài khoản của bạn — giúp dễ dàng tham chiếu và theo dõi.

Hiểu rõ ba thành phần này là bước đầu tiên để xử lý séc một cách có trách nhiệm và an toàn.

Quy trình điền séc từng bước

Viết séc đúng cách đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết và độ chính xác. Dưới đây là cách hoàn thiện từng phần:

Ngày tháng nằm ở góc trên bên phải. Viết ngày hôm nay trừ khi bạn có lý do đặc biệt để chọn ngày khác. Điều này thể hiện thời điểm bạn phát hành khoản thanh toán.

Thông tin người nhận nằm trên dòng “Pay to the Order of”. Ghi chính xác tên người, doanh nghiệp hoặc tổ chức bạn đang thanh toán. Dành thời gian xác minh chính tả đúng giúp tránh trì hoãn xử lý và giảm nguy cơ gian lận.

Số tiền bằng số nên điền vào ô bên phải của séc. Đặt số gần mép trái của ô này để tránh chỗ trống mà người khác có thể lợi dụng để thêm số. Ví dụ, vị trí chính xác giúp tránh trường hợp “100.00” bị biến thành “2,100.00”.

Số tiền bằng chữ nằm dưới dòng người nhận. Viết rõ số tiền bằng chữ — ví dụ, “$243.26” thành “Hai trăm bốn mươi ba đô la và 26/100”. Phiên bản bằng chữ này có giá trị pháp lý cao hơn nếu số và chữ không khớp.

Dòng ghi chú là công cụ ghi chép cá nhân của bạn. Mặc dù không bắt buộc, nhưng phần này rất hữu ích để ghi số tài khoản, thông tin thuế hoặc mô tả giao dịch. Khi thanh toán cho nhà cung cấp hoặc cơ quan chính phủ, ghi số tài khoản ở đây giúp dễ theo dõi hơn.

Chữ ký ở góc dưới bên phải xác nhận tính hợp lệ của séc. Nếu không có chữ ký của bạn, séc không có giá trị pháp lý. Chữ ký của bạn xác nhận bạn ủy quyền chuyển khoản số tiền đã chỉ định cho người nhận.

Bảo vệ séc khỏi gian lận và sai sót

Viết séc đúng cách còn bao gồm các biện pháp bảo mật. Luôn sử dụng bút mực thay vì bút chì — mực không thể xóa hoặc chỉnh sửa. Không để séc đã ký hoặc không có người giám sát. Đừng ký séc cho đến khi điền đầy đủ tên người nhận và số tiền. Tránh thanh toán “Cash” vì điều này tạo ra lỗ hổng bảo mật. Ngoài ra, không để chỗ trống hoặc khoảng trống trên séc có thể bị lợi dụng để thêm thông tin gian lận.

Duy trì sổ ghi séc — dù là giấy, bảng tính hay kỹ thuật số — giúp bạn theo dõi tất cả các séc đã viết. Ghi số séc, ngày tháng, người nhận, mô tả giao dịch và số tiền. Thói quen này giúp tránh th overdraft và dễ dàng đối chiếu với sao kê ngân hàng hàng tháng, đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận đầy đủ.

Đối chiếu ngân hàng, hay còn gọi là cân đối sổ séc, là quá trình xác minh hàng tháng. So sánh hồ sơ của bạn với sao kê ngân hàng để phát hiện sai lệch và có cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính của mình.

Quản lý gửi tiền và ký hậu trên séc

Khi nhận được séc, bạn phải ký hậu trước khi gửi tiền hoặc đổi lấy tiền mặt. Ký hậu — ký tên phía sau séc — là bước xác thực an ninh rằng bạn là người nhận dự định.

Ký hậu trống là phương pháp đơn giản nhất, chỉ cần ký tên của bạn ở mặt sau. Sau đó, bạn sẽ thông báo cho nhân viên ngân hàng muốn gửi tiền hay đổi lấy tiền mặt. Phương pháp này phù hợp với gửi tiền qua ATM hoặc qua ứng dụng di động nhưng ít an toàn hơn, vì bất kỳ ai cầm séc đều có thể cố gắng đổi lấy tiền.

Ký hậu an toàn cung cấp mức độ bảo vệ cao hơn. Viết “Chỉ để gửi vào tài khoản số [số của bạn]” rồi ký tên phía dưới. Điều này hạn chế việc sử dụng séc và ngăn chặn người khác đổi lấy tiền trái phép. Nên ký hậu ngay trước khi gửi để đảm bảo an toàn tối đa.

Ký hậu của bên thứ ba cho phép bạn chuyển séc cho người khác bằng cách viết “Pay to the order of [Tên người]” và ký tên. Tuy nhiên, không phải ngân hàng nào cũng chấp nhận phương pháp này, nên kiểm tra với ngân hàng của bạn trước.

Đối với ký hậu gửi tiền qua điện thoại di động, một số ngân hàng yêu cầu cụ thể như “For Mobile Deposit To [Tên ngân hàng]” trong phần chữ ký. Kiểm tra hướng dẫn của ngân hàng qua ứng dụng di động của bạn.

Khi séc được viết cho nhiều người bằng “and” (như “Jane and John Doe”), cả hai đều phải ký hậu. Nếu viết bằng “or,” bất kỳ người nào cũng có thể ký hậu và gửi tiền.

Gửi tiền séc: Các phương thức có sẵn

Bạn có nhiều lựa chọn thuận tiện để gửi tiền séc:

Gửi tiền trực tiếp tại chi nhánh vẫn là phương án. Ký hậu séc, trình diện với nhân viên ngân hàng và mang theo giấy tờ tùy thân hợp lệ. Nhân viên sẽ xử lý gửi tiền ngay lập tức.

Gửi tiền qua ATM hoạt động tại nhiều máy của ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng. Sau khi ký hậu, chèn thẻ, làm theo hướng dẫn trên màn hình và đặt séc vào phong bì nếu cần.

Gửi tiền qua ứng dụng di động ngày càng phổ biến. Thường bạn sẽ chọn tài khoản, nhập số tiền, chụp ảnh hai mặt của séc và tải lên hình ảnh. Giữ séc vật lý cho đến khi xác nhận tiền đã vào tài khoản, rồi tiêu hủy an toàn.

Các tình huống đặc biệt và lưu ý thực tế

Viết séc cho chính mình hoàn toàn hợp pháp và dùng như một phương thức rút tiền mặt hoặc chuyển khoản giữa các tài khoản. Chỉ cần ghi tên của bạn trên dòng người nhận.

Séc có ngày sau — tức ngày trong tương lai — vẫn hợp pháp ở hầu hết các bang, nhưng bạn nên kiểm tra quy định cụ thể của bang mình.

Thanh toán IRS yêu cầu ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại ban ngày, số An sinh xã hội hoặc EIN, năm thuế và mã số tờ khai thuế liên quan. Ghi séc theo tên “U.S. Treasury,” không phải IRS, và kèm theo địa chỉ từ mẫu thuế của bạn.

Đặt hàng séc thay thế

Khi số lượng séc hiện tại sắp hết, bạn có thể dễ dàng đặt hàng séc mới. Nhiều ngân hàng cung cấp séc miễn phí khi mở tài khoản mới; số khác tính phí. Bạn có thể đặt hàng qua website ngân hàng, tại chi nhánh hoặc qua điện thoại.

Trước khi đặt hàng, ghi nhớ số séc cuối cùng để đảm bảo séc mới tiếp tục theo trình tự. Có sẵn một séc cũ để lấy thông tin cần thiết: số tài khoản, mã số định tuyến, chi tiết ngân hàng và thông tin liên hệ của bạn.

Đặt hàng trực tuyến qua website hoặc ứng dụng ngân hàng là cách nhanh nhất. Truy cập phần dịch vụ khách hàng và làm theo hướng dẫn đặt hàng. Các nhà cung cấp séc bên thứ ba cũng cung cấp dịch vụ đặt hàng trực tuyến; bạn cần cung cấp tên ngân hàng, số tài khoản, mã số định tuyến và số séc bắt đầu. Chi phí tùy thuộc vào thiết kế và nhà cung cấp.

Lời kết

Làm chủ các kiến thức cơ bản về tài khoản séc — bao gồm cách chuẩn bị séc đúng, ký hậu và quản lý gửi tiền — sẽ nâng cao trải nghiệm ngân hàng và an toàn tài chính của bạn. Những kỹ năng vượt thời gian này vẫn giữ vai trò quan trọng ngay cả trong kỷ nguyên số, giúp đảm bảo các khoản thanh toán của bạn được xử lý chính xác và tài khoản của bạn được bảo vệ khỏi gian lận và sai sót.