Cách lấy lại W-2 từ nhà tuyển dụng cũ của bạn: Những điều bạn cần biết

Nếu bạn đã nghỉ việc trong năm thuế, bạn nên nhận được mẫu W-2 từ nhà tuyển dụng cũ—bất kể lý do hoặc cách bạn rời đi. Nhưng chuyện gì xảy ra khi tài liệu thuế quan trọng đó không đến? Hướng dẫn này bao gồm tất cả những gì bạn cần biết về cách lấy lại W-2 cũ, hiểu rõ các giấy tờ này, và những gì IRS mong đợi từ các nhà tuyển dụng không hoàn thành nghĩa vụ của họ.

Hành động cần làm: Các bước để lấy lại W-2 bị mất từ công việc cũ

Điều đầu tiên cần hiểu là về thời gian. Trong khi các nhà tuyển dụng có nghĩa vụ pháp lý gửi mẫu W-2 trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo, các bản sao gửi qua thư đôi khi đến muộn hơn. Tuy nhiên, nếu đã qua ngày đó và W-2 từ nhà tuyển dụng cũ của bạn vẫn chưa xuất hiện, đã đến lúc hành động. Dưới đây là những gì bạn nên làm:

Liên hệ trực tiếp với nhà tuyển dụng cũ của bạn

Bắt đầu bằng cách liên hệ với bộ phận nhân sự hoặc bộ phận lương của công ty cũ—họ là những người chịu trách nhiệm phát hành các mẫu này. Gọi điện, gửi email hoặc liên hệ qua phương thức phù hợp khi bạn còn làm việc ở đó. Lịch sự yêu cầu họ gửi mẫu của bạn, và đảm bảo cung cấp địa chỉ hoặc email hiện tại của bạn. Nếu bạn đã chuyển chỗ kể từ khi rời đi, W-2 của bạn có thể đã gửi đến địa chỉ cũ, vì vậy việc làm rõ chi tiết này là rất quan trọng. Hãy hỏi họ về thời gian dự kiến để bạn nhận được.

Kiểm tra cổng thông tin trực tuyến của nhà tuyển dụng

Nhiều công ty hiện nay cung cấp truy cập điện tử vào các mẫu W-2 qua cổng nhân viên bảo mật. Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn hỗ trợ tùy chọn này, thử đăng nhập để lấy và tải xuống W-2 của bạn trực tiếp. Phương pháp này thường nhanh hơn so với chờ đợi bản sao giấy gửi qua thư. Bạn cần có thông tin đăng nhập, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn.

Liên hệ IRS để được hỗ trợ

Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn không hợp tác hoặc bạn không thể nhận được phản hồi, IRS có thể can thiệp thay bạn. Gọi số 1-800-829-1040 và chuẩn bị cung cấp:

• Họ tên đầy đủ, địa chỉ hiện tại, số An sinh xã hội và số điện thoại của bạn
• Tên công ty, địa chỉ và số điện thoại của nhà tuyển dụng cũ
• Các ngày bạn làm việc tại đó
• Ước tính thu nhập và số thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ (dựa trên phiếu lương cuối cùng của bạn)

IRS sau đó sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng cũ của bạn để yêu cầu mẫu bị thiếu.

Nộp thuế ngay, điều chỉnh sau

Nếu hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4 đang đến gần và bạn vẫn chưa có tất cả các W-2 cần thiết, bạn có hai lựa chọn. Thứ nhất, bạn có thể yêu cầu gia hạn 6 tháng bằng cách điền mẫu 4868 (Đơn xin gia hạn tự động thời gian nộp tờ khai thuế cá nhân của Mỹ). Lưu ý rằng gia hạn này chỉ hoãn thời điểm nộp, không hoãn thời điểm thanh toán. Sử dụng phiếu lương của bạn để ước tính số thuế phải nộp và thanh toán số tiền đó trước ngày 15 tháng 4, ngay cả khi có gia hạn. Khi có thêm thời gian, bạn có thể lấy Bản sao Chứng từ Thu nhập và Tiền lương trực tuyến từ IRS bằng cách tạo tài khoản trực tuyến, mặc dù tài liệu này có thể mất đến tháng 6 hoặc tháng 7 mới đến.

Hoặc, bạn có thể nộp tờ khai của mình ngay bây giờ bằng mẫu 4852 (Thay thế cho Mẫu W-2, Báo cáo Tiền lương và Thuế). Mẫu này cho phép bạn ước tính thu nhập và khoản khấu trừ của mình càng chính xác càng tốt dựa trên thông tin có sẵn. Tuy nhiên, bạn có thể cần sửa đổi tờ khai sau này nếu W-2 thực tế bạn nhận được khác biệt đáng kể so với ước tính. Trong các tình huống phức tạp, nên tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế.

W-2 là gì và tại sao nó quan trọng

Mẫu W-2 là tài liệu chính thức mà nhà tuyển dụng sử dụng để báo cáo thông tin về tiền lương và tiền công cho cả nhân viên và IRS. Nó là bằng chứng về thu nhập của bạn và thể hiện số tiền nhà tuyển dụng đã khấu trừ cho thuế trong suốt năm. W-2 của bạn chứa một số thành phần quan trọng:

Thu nhập thể hiện tổng số tiền lương, tiền tips và các khoản bồi thường khác trong năm thuế.

Thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ chi tiết số tiền nhà tuyển dụng đã trích theo lựa chọn khấu trừ của bạn.

Các khoản đóng góp An sinh xã hội và Medicare ghi rõ số tiền bạn đã đóng góp vào các chương trình phúc lợi này, đảm bảo ghi nhận đúng quyền lợi trong tương lai.

Thuế bang và địa phương xuất hiện trên W-2 nếu bạn sống hoặc làm việc trong khu vực có thuế thu nhập.

Các khoản khấu trừ và đóng góp khác có thể bao gồm tiền gửi vào quỹ hưu trí, phí bảo hiểm y tế trước thuế hoặc các phúc lợi bổ sung.

Thông tin trên W-2 của bạn phải khớp với những gì bạn khai trên tờ khai thuế. Nếu có sự khác biệt hoặc bạn không nộp tờ khai hoàn toàn, IRS có thể liên hệ để điều chỉnh.

Thời hạn chính thức và lịch trình phát hành W-2

Các nhà tuyển dụng phải gửi W-2 cho tất cả nhân viên trước ngày 31 tháng 1 của năm thuế tiếp theo. Nếu ngày đó rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót sẽ chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Yêu cầu này giúp nhân viên có đủ thời gian thu thập giấy tờ và nộp tờ khai thuế trước hạn chót ngày 15 tháng 4.

Nhiều nhà tuyển dụng đáp ứng nghĩa vụ này, nhưng đối với những người không làm hoặc gửi muộn, hậu quả có thể rất lớn.

Hình phạt của nhà tuyển dụng khi không gửi W-2

Khi các nhà tuyển dụng bỏ qua nghĩa vụ gửi W-2 hoặc gửi muộn, luật liên bang áp dụng các khoản phạt đáng kể. Các khoản phạt này tính theo từng mẫu (tức là một bản gửi cho IRS và một bản gửi cho mỗi nhân viên đều tính riêng), không giới hạn tổng số tiền phạt.

Các khoản phạt hiện tại là:

• Gửi muộn tới 30 ngày: $60 mỗi mẫu
• Gửi từ 31 ngày đến ngày 1 tháng 8: $120 mỗi mẫu
• Gửi sau ngày 1 tháng 8 hoặc không gửi: $310 mỗi mẫu
• Phạt vì cố ý không tuân thủ nghĩa vụ gửi: $630 mỗi mẫu

Ví dụ về tác động tài chính: nếu một doanh nghiệp có 10 nhân viên chờ đến tháng 9 để phát W-2, mỗi mẫu bị phạt $310. Vì nhà tuyển dụng phải nộp cho IRS cộng với cung cấp bản sao cho từng nhân viên, tổng chi phí là $310 nhân với 2 (một cho IRS, một cho nhân viên), bằng $620 mỗi nhân viên. Với 10 nhân viên, tổng số tiền phạt là $6,200—chưa kể IRS còn tính lãi trên số tiền đó.

Những khoản phạt lớn này tồn tại để đảm bảo các nhà tuyển dụng tuân thủ nghĩa vụ pháp lý cung cấp tài liệu W-2 chính xác cho nhân viên. Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn trì hoãn hoặc từ chối gửi W-2 cũ của bạn, biết được các khoản phạt này đôi khi có thể thúc đẩy họ hành động nhanh hơn.