Kiểm tra ví dụ hoàn chỉnh: Hướng dẫn toàn diện để điền vào séc đầu tiên của bạn

Dù bạn đang thanh toán hóa đơn tiện ích, gửi tiền thuê nhà, hay chuyển khoản giữa các tài khoản của chính mình, việc biết cách điền một ví dụ séc đúng cách là một kỹ năng ngân hàng thiết yếu. Trong khi các thanh toán kỹ thuật số đã thay đổi cách hầu hết mọi người xử lý tiền bạc, séc vẫn là một phương thức thanh toán hợp pháp và đôi khi cần thiết. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn từng chi tiết cách điền séc chính xác, kèm theo các ví dụ thực tế để đảm bảo bạn làm đúng ngay lần đầu tiên.

Làm quen với séc của bạn: Ba số bạn cần hiểu

Trước khi điền séc lần đầu, bạn cần hiểu cấu trúc cơ bản của tài liệu này. Mỗi chiếc séc in đều chứa ba số nhận dạng quan trọng phục vụ các mục đích khác nhau trong hệ thống ngân hàng.

Mã định tuyến ngân hàng là mã gồm chín chữ số duy nhất của tổ chức tài chính của bạn. Mã này xác định ngân hàng đã phát hành tài khoản của bạn và rất cần thiết cho các giao dịch ngân hàng trực tuyến và chuyển khoản điện tử. Số tài khoản là mã định danh riêng cho tài khoản séc của bạn—đây là cách ngân hàng biết rút tiền từ tài khoản nào. Cuối cùng, số séc xuất hiện ở hai vị trí trên mỗi séc: góc trên bên phải và sau số tài khoản của bạn. Việc đánh số theo trình tự này giúp bạn theo dõi các séc đã viết.

Hiểu rõ ba số này là nền tảng để bạn tự tin điền một ví dụ séc. Có một séc trống trước mặt khi bạn đọc sẽ giúp làm rõ vị trí của từng số.

Những điều cần biết khi điền séc: Ý nghĩa của từng trường

Việc điền séc đúng yêu cầu chú ý đến từng chi tiết. Mỗi trường có mục đích riêng, và sai sót ở bất kỳ phần nào cũng có thể gây ra vấn đề. Dưới đây là những điều bạn cần biết về từng thành phần của một chiếc séc đã điền.

Bắt đầu với ngày tháng. Ở góc trên bên phải, điền ngày hiện tại. Điều này cho người nhận biết khi nào bạn đã phát hành thanh toán và giúp duy trì dòng thời gian rõ ràng của thanh toán. Tránh viết ngày quá sớm hoặc quá muộn trừ khi cần thiết, vì điều này có thể gây nhầm lẫn và chậm trễ trong ngân hàng.

Xác định người nhận. Trên dòng ghi “Pay to the Order of,” viết chính xác tên người, công ty hoặc tổ chức nhận thanh toán. Kiểm tra chính tả cẩn thận trước khi viết—tên người nhận sai có thể làm chậm xử lý hoặc chuyển hướng thanh toán sai mục đích. Đây là một trong những chi tiết quan trọng nhất trong ví dụ séc đã điền.

Nhập số tiền bằng số. Trong ô bên phải của séc, viết số tiền bằng chữ số (ví dụ, $243.26). Đặt số này càng gần về phía bên trái của ô càng tốt. Điều này giúp ngăn chặn các cố gắng gian lận, ví dụ như ai đó thêm các chữ số vào bên trái của số tiền, biến $100.00 thành $2,100.00 chẳng hạn.

Viết số tiền bằng chữ. Dưới dòng người nhận, viết rõ ràng số tiền của bạn bằng chữ. Với khoản thanh toán $243.26, bạn sẽ viết “Hai trăm bốn mươi ba đô la và 26/100.” Số tiền bằng chữ này có giá trị pháp lý—nếu số tiền bằng chữ và số không khớp nhau, phần bằng chữ sẽ ưu tiên trong quá trình xử lý của ngân hàng.

Thêm ghi chú nếu cần. Dòng ghi chú là tùy chọn nhưng hữu ích để ghi chép. Viết số tài khoản của bạn khi thanh toán hóa đơn tiện ích, số hóa đơn khi thanh toán cho nhà cung cấp, hoặc mã số thuế khi nộp thuế. Tài liệu bổ sung này giúp bạn theo dõi mục đích của từng khoản thanh toán sau này.

Ký tên ở góc dưới bên phải. Chữ ký của bạn là phần xác nhận toàn bộ séc hợp lệ. Nếu không có chữ ký, séc sẽ vô giá trị. Chỉ ký sau khi đã xác nhận tất cả các thông tin khác chính xác. Chữ ký của bạn thể hiện quyền pháp lý của bạn để chuyển tiền từ tài khoản.

Ví dụ thực tế: Xem cách điền một chiếc séc mẫu

Hãy cùng làm theo một tình huống thực tế. Giả sử bạn cần thanh toán cho công ty điện lực 113.97 đô la, và họ yêu cầu thanh toán bằng séc. Hóa đơn của bạn đã đến, và bạn lấy thông tin tài khoản séc của mình.

Dưới đây là cách bạn điền séc mẫu này:

Ngày tháng: Bạn gửi séc vào ngày 3 tháng 2 năm 2026, nên viết “2/3/26” hoặc “February 3, 2026” ở góc trên bên phải.

Người nhận: Hóa đơn của bạn ghi tên công ty là “ABC Electric Company.” Viết chính xác tên này trên dòng “Pay to the Order of.” Chính tả chính xác rất quan trọng—“ABC Electric” và “ABC Electrical” là hai thực thể khác nhau.

Số tiền bằng số: Viết “$113.97” trong ô số tiền, bắt đầu càng gần về phía bên trái của ô càng tốt.

Số tiền bằng chữ: Dưới dòng người nhận, viết “One hundred thirteen dollars and 97/100.” Chú ý cách viết ra số đô la bằng chữ và thể hiện số xu dưới dạng phân số trên 100.

Ghi chú: Hóa đơn của bạn yêu cầu bạn điền số tài khoản của mình. Viết “Account #12345678” trong dòng ghi chú (sử dụng số tài khoản thực của bạn từ hóa đơn).

Chữ ký của bạn: Xem lại tất cả lần cuối, rồi ký tên vào séc. Chữ ký của bạn hoàn tất việc điền séc.

Bây giờ, bạn sẽ đặt chiếc séc đã điền này vào phong bì cùng phiếu thanh toán và gửi đến địa chỉ ghi trên hóa đơn của bạn.

Bảo vệ séc của bạn: Các biện pháp an ninh quan trọng

Một chiếc séc đã điền thể hiện số tiền thực sự rời khỏi tài khoản của bạn, vì vậy an ninh rất quan trọng. Luôn sử dụng bút mực vĩnh viễn—dấu chì có thể bị xóa và chỉnh sửa. Không bao giờ viết séc trống; luôn điền tên người nhận và số tiền trước khi ký. Đừng ký séc cho đến khi hoàn tất tất cả các phần khác.

Tránh viết séc trả tiền cho “Cash” vì bất kỳ ai có thể cố gắng rút tiền nếu mất hoặc bị đánh cắp. Không để trống các khoảng trống hoặc dòng chờ để người khác có thể thêm thông tin bạn không dự định. Những biện pháp phòng ngừa này biến séc đã điền của bạn từ một rủi ro tiềm tàng thành phương thức thanh toán an toàn.

Ký hậu mặt séc bạn nhận: Quá trình phía sau

Khi bạn nhận được séc từ người khác, bạn phải ký hậu trước khi gửi tiền hoặc rút tiền. Ký hậu là chữ ký của bạn ở mặt sau của séc, xác nhận bạn là người nhận dự định và ủy quyền gửi tiền.

Ký hậu vào khu vực dành riêng trên mặt sau của séc. Hầu hết các séc có dòng ghi “Endorse Here” kèm chú thích không viết dưới dòng đó—phần dưới cùng này dành cho các dấu hiệu xử lý của ngân hàng.

Ký hậu trống là đơn giản nhất: chỉ cần ký tên. Tuy nhiên, đây là phương án ít an toàn nhất vì bất kỳ ai cầm séc đã ký đều có thể rút tiền.

Ký hậu an toàn tốt hơn. Viết “For Deposit Only to Account Number XXXXXXXXX” rồi ký tên dưới. Điều này giới hạn cách sử dụng séc và giảm rủi ro gian lận.

Ký hậu doanh nghiệp yêu cầu chữ ký của đại diện có thẩm quyền của công ty và có thể cần ghi rõ tên doanh nghiệp, chức vụ, và các hạn chế như “For Deposit Only.”

Séc nhiều người nhận cần chú ý cẩn thận. Nếu séc ghi “Jane and John Doe,” cả hai phải ký hậu. Nếu ghi “Jane or John Doe,” bất kỳ ai ký đều có thể gửi tiền.

Đưa séc đã ký hậu của bạn vào gửi tiền: Các lựa chọn đa dạng

Sau khi ký hậu, bạn có thể gửi tiền theo nhiều cách khác nhau.

Gửi tiền trực tiếp tại ngân hàng vẫn phổ biến. Đến chi nhánh ngân hàng, mang theo giấy t ID hợp lệ, đưa séc đã ký hậu cho nhân viên, và chỉ rõ bạn muốn gửi hay rút tiền. Phương pháp này đơn giản và xác nhận ngay lập tức.

Gửi qua máy ATM ngày càng phổ biến. Hầu hết ATM của ngân hàng và tổ chức tín dụng đều chấp nhận gửi séc. Ký hậu séc trước, chèn thẻ ghi nợ và mã PIN, làm theo hướng dẫn trên màn hình. Có thể bạn sẽ cần dùng phong bì đựng séc. Giữ séc cho đến khi xác nhận số tiền đã vào tài khoản, rồi tiêu hủy.

Gửi qua ứng dụng di động đã cách mạng hóa sự tiện lợi. Qua ứng dụng ngân hàng của bạn, chụp ảnh hai mặt của séc đã ký hậu và gửi để gửi tiền. Nhập số tiền và chọn tài khoản đích. Phương pháp này có thể thực hiện từ bất cứ đâu, nhưng bạn nên giữ séc vật lý cho đến khi giao dịch thành công.

Đặt lại séc khi hết hạn sử dụng: Lập kế hoạch trước

Cuối cùng, bạn sẽ hết séc và cần đặt hàng mới. Nhiều ngân hàng cung cấp séc miễn phí khi mở tài khoản mới, nhưng nếu cần thêm, bạn có thể đặt hàng qua website ngân hàng, gọi dịch vụ khách hàng, hoặc đến chi nhánh gần nhất.

Bạn cần chuẩn bị thông tin séc hiện tại của mình: số tài khoản, mã định tuyến, và số séc của séc cuối cùng (để các séc mới tiếp tục theo trình tự). Ngân hàng thường hướng dẫn cách đặt hàng qua dịch vụ khách hàng hoặc cổng dịch vụ tài khoản. Chi phí sẽ khác nhau tùy theo kiểu thiết kế séc và ngân hàng của bạn—séc cá nhân cơ bản thường có giá thấp hơn so với séc trang trí hoặc séc doanh nghiệp.

Các nhà cung cấp séc bên thứ ba cũng bán séc trực tuyến và thường có nhiều lựa chọn thiết kế hơn. Bạn cần cung cấp tên ngân hàng, số tài khoản, mã định tuyến, và số séc bắt đầu. So sánh giá giữa các nhà cung cấp vì chi phí có thể chênh lệch đáng kể.

Các câu hỏi thường gặp về séc

Bạn có thể viết séc với ngày trong tương lai không? Có, việc viết ngày sau (post-dating) hợp pháp trong hầu hết các trường hợp, mặc dù một số bang có quy định riêng. Séc có ngày trong tương lai thường dùng khi ai đó muốn thanh toán trước ngày đến hạn chính thức hoặc hiện tại không đủ tiền.

Cần gì khi thanh toán thuế IRS bằng séc? Viết séc trả cho “U.S. Treasury,” không phải IRS. Ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại ban ngày, số an sinh xã hội hoặc EIN, năm thuế, và mã số tờ khai thuế liên quan. Liên hệ IRS hoặc chuyên gia thuế của bạn để biết địa chỉ gửi phù hợp.

Bạn có thể gửi tiền tại ATM không? Nhiều ngân hàng và tổ chức tín dụng cho phép gửi séc qua ATM. Liên hệ ngân hàng của bạn để xác nhận dịch vụ này và hỏi về quy trình cụ thể của hệ thống ATM của ngân hàng.

Việc viết séc cho chính mình có hợp pháp không? Hoàn toàn hợp pháp. Viết séc cho chính mình là cách hợp lệ để rút tiền mặt hoặc chuyển tiền giữa các tài khoản. Chỉ cần ghi tên của bạn trên dòng người nhận, điền các phần còn lại bình thường, và làm theo quy trình gửi tiền của ngân hàng.

Điều gì xảy ra nếu số tiền bằng chữ và số không khớp nhau? Ngân hàng theo số tiền bằng chữ. Đó là lý do tại sao viết rõ ràng số tiền bằng chữ rất quan trọng—đây là phiên bản pháp lý nếu có sự khác biệt.