Hiểu cách doanh nghiệp của bạn kiếm ( hoặc mất ) tiền: Hướng dẫn Báo cáo Lãi lỗ

Tại sao mọi chủ doanh nghiệp đều cần theo dõi con số này

Thành công tài chính không phải dựa vào cảm tính—mà dựa vào dữ liệu. Báo cáo lợi nhuận và lỗ là tài liệu cho biết chính xác xem doanh nghiệp của bạn có thực sự sinh lời hay không. Khác với bảng cân đối kế toán thể hiện tài sản hoặc nợ phải trả tại một thời điểm cụ thể, báo cáo P&L tiết lộ toàn bộ câu chuyện về dòng doanh thu vào và chi phí ra trong tuần, tháng hoặc năm. Đó là sự khác biệt giữa nghĩ rằng bạn có lợi nhuận và biết chắc rằng bạn có lợi nhuận.

Ai thực sự sử dụng thông tin này?

Báo cáo P&L không chỉ dành cho kế toán. Các nhà đầu tư xem xét kỹ lưỡng trước khi quyết định rót vốn. Các nhà cho vay kiểm tra trước khi phê duyệt khoản vay. Các chuyên gia thuế dựa vào đó. Và trong nội bộ, các quản lý thông minh dùng để đưa ra các quyết định thực tế về định giá, nhân sự và cắt giảm chi phí. Báo cáo P&L trả lời một câu hỏi then chốt: Doanh nghiệp này có bền vững không, hay chúng ta đang tiêu tiền mất kiểm soát?

Cấu trúc của báo cáo lợi nhuận và lỗ: Phân tích từng thành phần

Mỗi báo cáo P&L theo một chuỗi hợp lý từ trên xuống dưới. Bắt đầu với những gì thu vào, trừ đi những gì ra ngoài, và còn lại phần dư.

Doanh thu: Nơi tiền chảy vào

Doanh thu đơn giản là tổng số tiền khách hàng trả trong kỳ—dù là bán hàng hay cung cấp dịch vụ. Còn gọi là “dòng trên cùng” vì nó nằm ở đỉnh của báo cáo P&L. Đây là điểm khởi đầu của bạn.

Giá vốn hàng bán và lợi nhuận gộp: Chi phí thực sự của sản xuất

COGS bao gồm mọi chi phí trực tiếp liên quan đến việc tạo ra sản phẩm bạn bán: nguyên vật liệu, nhân công sản xuất, vật tư vận chuyển. Khi trừ COGS khỏi doanh thu, bạn có lợi nhuận gộp. Con số này cho biết liệu sản phẩm hoặc dịch vụ cốt lõi của bạn có thực sự sinh lời trước khi tính các chi phí chung khác.

Chi phí vận hành: Chi phí vận hành doanh nghiệp

Ngoài sản xuất, bạn có lương cho nhân viên văn phòng, tiền thuê, điện nước, marketing, bảo hiểm, phần mềm. Những chi phí này không trực tiếp tạo ra sản phẩm—chúng hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Trừ chúng khỏi lợi nhuận gộp sẽ ra lợi nhuận hoạt động, thể hiện xem hoạt động hàng ngày của bạn có sinh lời trước thuế và lãi vay không.

Các khoản mục phi hoạt động và lợi nhuận ròng

Tiếp theo là chi phí lãi vay, lợi nhuận hoặc lỗ từ đầu tư, các khoản phí một lần. Sau khi tính thuế cho tất cả các khoản trên, bạn có lợi nhuận ròng—lợi nhuận thực sự (hoặc lỗ) doanh nghiệp của bạn tạo ra. Đây là “lợi nhuận cuối cùng.”

Hai cách để tính điểm số: Phương pháp tiền mặt vs. Phương pháp ghi nhận phù hợp

Phương pháp tiền mặt: Xem tiền thực sự vào tài khoản ngân hàng

Theo phương pháp này, doanh thu chỉ tính khi tiền thực sự vào tài khoản, và chi phí chỉ tính khi bạn thanh toán. Các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân thường dùng vì đơn giản và phù hợp thực tế ngân hàng. Nhược điểm: nếu khách nợ bạn tiền hoặc bạn có khoản phải trả, báo cáo P&L của bạn sẽ tệ hơn (hoặc tốt hơn) so với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Phương pháp ghi nhận phù hợp: Phù hợp doanh thu và chi phí với thực tế

Ghi nhận phù hợp công nhận doanh thu khi bạn đã kiếm được và chi phí khi phát sinh—dù tiền chưa chuyển khoản. Điều này cung cấp bức tranh chính xác hơn về lợi nhuận liên tục và là tiêu chuẩn cho các công ty lớn hơn. Nếu bạn gửi hóa đơn hôm nay nhưng nhận thanh toán tháng sau, nó tính vào doanh thu hôm nay. Nếu bạn nhận hóa đơn chi phí tháng 6 nhưng thanh toán tháng 7, nó tính vào chi phí tháng 6.

Chọn định dạng: Đơn giản hay chi tiết?

Báo cáo P&L theo từng bước: Mọi thứ trong tầm mắt

Cách này cộng tất cả doanh thu rồi trừ tất cả chi phí trong một bước. Gọn gàng, nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ hoặc kiểm tra nội bộ nhanh.

Báo cáo P&L đa bước: Phân tầng chi tiết

Phân chia lợi nhuận gộp, lợi nhuận hoạt động và các khoản phụ khác riêng biệt. Tốn công hơn nhưng cung cấp cho nhà đầu tư và chiến lược nội bộ nhiều thông tin hơn về nguồn gốc hiệu suất. Phần lớn phân tích chuyên sâu yêu cầu định dạng này.

Đọc giữa các con số: Thông điệp thực sự của các chỉ số

Các con số trên báo cáo P&L không có ý nghĩa gì nếu không có ngữ cảnh. Thông tin thực sự đến từ tỷ lệ và xu hướng.

Phân tích biên lợi nhuận: Bạn giữ được bao nhiêu ở mỗi giai đoạn

• Biên lợi nhuận gộp (Lợi nhuận gộp ÷ Doanh thu): Cho biết giá bán và hiệu quả sản xuất có ổn không
• Biên lợi nhuận hoạt động (Lợi nhuận hoạt động ÷ Doanh thu): Cho biết chi phí chung đã kiểm soát tốt chưa
• Biên lợi nhuận ròng (Lợi nhuận ròng ÷ Doanh thu): Điểm số hiệu quả cuối cùng

Biên lợi nhuận thường quan trọng hơn lợi nhuận tuyệt đối. Một công ty có $1 triệu đô la doanh thu và biên lợi nhuận ròng 5% rất dễ tổn thương; cùng doanh thu đó nhưng biên lợi nhuận 20% thì mạnh hơn nhiều.

Phát hiện xu hướng: Quý qua quý, năm qua năm

So sánh các kỳ liên tiếp cho thấy doanh thu có tăng, giảm hay ổn định. Quan trọng hơn, nó cho biết liệu doanh thu tăng đi kèm chi phí tăng (xấu) hoặc chi phí ổn định/giảm (hiệu quả). Đó là sự khác biệt giữa xây dựng doanh nghiệp mở rộng quy mô và chạy theo doanh số mà không thực sự cải thiện lợi nhuận.

So sánh với đối thủ

Nếu chi phí vận hành của bạn chiếm 40% doanh thu mà đối thủ chỉ 25%, đó là dấu hiệu cảnh báo. Hoặc mô hình kinh doanh của bạn kém hiệu quả hơn, hoặc bạn đang chi tiêu quá mức ở những lĩnh vực mà đối thủ đã tối ưu.

Phân biệt hiệu suất thực và nhiễu từ các khoản một lần

Bán tài sản, giải quyết kiện tụng, chi phí tái cấu trúc—những thứ này làm rối kết quả của một kỳ. Các nhà phân tích nghiêm túc bỏ qua để đánh giá xem doanh nghiệp thực sự tạo ra gì. Một công ty “có lợi nhuận” chỉ vì bán bất động sản không thực sự sinh lời từ hoạt động.

Xây dựng báo cáo P&L của riêng bạn: Quy trình từng bước

1. Xác định kỳ hạn của bạn: Thường là hàng tháng để theo dõi; quý hoặc năm để báo cáo chính thức.
2. Chọn phương pháp kế toán và duy trì nhất quán: Đừng chuyển đổi giữa tiền mặt và phù hợp trong năm.
3. Ghi nhận tất cả doanh thu kiếm được: Bao gồm mọi thứ doanh nghiệp mang về, kể cả khi thanh toán sau (dưới phương pháp phù hợp).
4. Tính COGS: Liệt kê mọi chi phí trực tiếp liên quan đến sản phẩm bạn bán.
5. Tính lợi nhuận gộp: Doanh thu trừ COGS.
6. Liệt kê chi phí vận hành: Mọi chi phí duy trì hoạt động nhưng không liên quan trực tiếp đến sản phẩm.
7. Tính lợi nhuận hoạt động: Lợi nhuận gộp trừ chi phí vận hành.
8. Điều chỉnh các khoản phi hoạt động: Lãi vay, thuế, lợi nhuận hoặc lỗ từ các khoản một lần.
9. Tính lợi nhuận ròng: Lợi nhuận cuối cùng của bạn.
10. Ghi chú các khoản bất thường: Dùng ghi chú để giải thích các khoản một lần để người đọc hiểu rõ tính chất lặp lại.

Dùng phần mềm kế toán nếu có thể; nó giúp phát hiện lỗi và tự động hóa việc đóng tháng.

Những sai lầm phổ biến làm méo mó bức tranh của bạn

Việc ghi nhận chi phí là khác với phân bổ chi phí

Mua sắm thiết bị nên được ghi nhận là tài sản cố định và khấu hao theo thời gian, chứ không phải ghi ngay vào chi phí. Nhầm lẫn này làm lợi nhuận kỳ này giả tạo giảm đi, trong khi các kỳ tới bị thổi phồng.

Không nhất quán phương pháp

Nếu bạn chuyển từ tiền mặt sang phù hợp giữa năm, so sánh kết quả với năm trước sẽ gây hiểu lầm. Ghi rõ sự thay đổi và điều chỉnh so sánh phù hợp.

Che giấu các khoản một lần

Nếu bạn giấu khoản giải quyết kiện tụng 50.000 đô trong “chi phí vận hành,” bạn đang che giấu hiệu suất thực sự của hoạt động. Phân loại rõ ràng và ghi chú.

Bỏ qua các nghĩa vụ chưa ghi trên bảng cân đối

Cam kết thuê, nghĩa vụ bảo hành, hoặc kiện tụng chưa giải quyết chưa xuất hiện trên P&L nhưng sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận tương lai. Ghi chú rõ.

Ai bắt buộc phải lập báo cáo này, và ai nên?

Các công ty đại chúng bắt buộc. Các doanh nghiệp tư nhân và nhỏ thường không có yêu cầu pháp lý, nhưng những doanh nghiệp thông minh vẫn thường xuyên lập P&L. Các ngân hàng muốn xem trước khi cho vay. Các nhà đầu tư yêu cầu. Dù không bắt buộc, tự lập P&L giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

P&L liên hệ thế nào với các báo cáo tài chính khác?

Báo cáo P&L không tồn tại độc lập. Ba báo cáo tài chính phối hợp với nhau:

• Bảng cân đối kế toán: Tóm tắt tài sản và nợ phải trả tại một thời điểm
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Nguồn gốc và dòng tiền ra vào, chia theo hoạt động vận hành, đầu tư, tài chính
• Báo cáo P&L: Hiệu suất trong một kỳ—chuyển đổi doanh thu thành lợi nhuận

Doanh nghiệp có thể có lợi nhuận trên giấy tờ nhưng thiếu tiền mặt nếu các khoản phải thu chất đống. Ngược lại, có thể có dòng tiền mạnh nhưng hoạt động lỗ. Xem xét cả ba để có bức tranh toàn diện.

Sử dụng P&L để thực sự ra quyết định

Giá trị thực của P&L thể hiện khi bạn hành động dựa trên đó:

• Chi phí tăng? Cắt giảm chi tiêu không cần thiết hoặc đàm phán lại hợp đồng nhà cung cấp.
• Biên lợi nhuận giảm? Tăng giá, điều chỉnh danh mục sản phẩm, hoặc tìm nguồn cung cấp rẻ hơn.
• Lợi nhuận hoạt động yếu trong khi lợi nhuận gộp tốt? Phân tích từng dòng chi phí vận hành và loại bỏ những khoản không thúc đẩy doanh thu.
• Xin vay vốn? Các ngân hàng muốn thấy P&L có lợi nhuận và xu hướng tích cực. Dựa vào hiệu suất lịch sử để dự báo tương lai.

Ví dụ thực tế: Báo cáo quý của một nhà sản xuất

Giả sử xem xét P&L quý 2 của một doanh nghiệp sản xuất nhỏ:

• Doanh thu: 500.000 đô
• COGS: 300.000 đô
• Lợi nhuận gộp: 200.000 đô (40% biên lợi nhuận)
• Chi phí vận hành: 120.000 đô (tiền lương, thuê, marketing, điện nước)
• Lợi nhuận hoạt động: 80.000 đô (16% biên lợi nhuận)
• Chi phí lãi vay: 5.000 đô
• Thuế: 18.000 đô
• Lợi nhuận ròng: 57.000 đô (11.4% biên lợi nhuận)

Câu chuyện rõ ràng: biên lợi nhuận gộp ổn định ở 40%, cho thấy sản phẩm chính được định giá tốt và sản xuất hiệu quả. Nhưng chi phí vận hành chiếm tới 24% doanh thu. Quản lý có thể xem xét đàm phán giá nhà cung cấp, tự động hóa lao động sản xuất, hoặc cắt giảm marketing, hợp nhất chi phí chung. Đó là cách P&L trở thành tài liệu chiến lược.

Kết luận về báo cáo lợi nhuận và lỗ

Báo cáo lợi nhuận và lỗ là trung tâm của quyết định kinh doanh, nhưng chỉ khi bạn xem nó một cách nghiêm túc. Phương pháp kế toán nhất quán, phân loại rõ ràng chi phí, và xem xét định kỳ giúp phát hiện xu hướng sớm và điều chỉnh phù hợp. Kết hợp với bảng cân đối và báo cáo lưu chuyển tiền tệ để có cái nhìn tài chính toàn diện. Các công ty thành công không đoán mò về lợi nhuận—họ đo lường một cách hệ thống, dùng P&L làm công cụ chính.