Comment récupérer votre W-2 auprès d'un employeur précédent : ce que vous devez savoir

Si vous avez quitté un emploi au cours de l’année fiscale, vous devriez recevoir un formulaire W-2 de votre ancien employeur—quelle que soit la manière ou la raison de votre départ. Mais que faire lorsque ce document fiscal crucial n’arrive pas ? Ce guide couvre tout ce que vous devez savoir sur la récupération de votre ancien W-2, la compréhension de la paperasserie elle-même, et ce que l’IRS attend des employeurs qui ne remplissent pas leurs obligations.

Passer à l’action : étapes pour obtenir votre W-2 manquant d’un ancien emploi

La première chose à comprendre est le calendrier. Alors que les employeurs sont légalement tenus d’envoyer les formulaires W-2 avant le 31 janvier de l’année suivante, les copies envoyées par courrier arrivent parfois plus tard. Cependant, si nous sommes bien au-delà de cette date et que votre W-2 d’un ancien employeur ne s’est toujours pas manifesté, il est temps d’agir. Voici ce que vous devriez faire :

Contact direct avec votre ancien employeur

Commencez par contacter le service des ressources humaines ou la paie de votre ancienne entreprise—ceux qui sont responsables de l’émission de ces formulaires. Appelez, envoyez un email, ou contactez-les par la méthode qui a fonctionné lorsque vous y étiez employé. Demandez poliment qu’ils envoient votre formulaire, et assurez-vous de fournir votre adresse ou email actuel. Si vous avez déménagé depuis votre départ, votre W-2 pourrait avoir été envoyé à une adresse obsolète, il est donc crucial de clarifier ce point. Demandez-leur un délai estimé pour sa réception.

Vérifiez le portail en ligne de votre employeur

De nombreuses entreprises proposent désormais un accès électronique aux formulaires W-2 via des portails sécurisés pour les employés. Si votre ancien employeur supporte cette option, essayez de vous connecter pour récupérer et télécharger directement votre W-2. Cette méthode est souvent plus rapide que d’attendre une copie papier par courrier. Vous aurez besoin de vos identifiants de connexion, alors préparez cette information.

Contactez l’IRS pour obtenir de l’aide

Si votre ancien employeur ne coopère pas ou si vous n’arrivez pas à obtenir de réponse, l’IRS peut intervenir en votre nom. Appelez le 1-800-829-1040 et soyez prêt à fournir :

• Votre nom complet, adresse actuelle, numéro de sécurité sociale, et numéro de téléphone
• Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de votre ancien employeur
• Les dates pendant lesquelles vous avez travaillé là-bas
• Une estimation de vos gains et de l’impôt fédéral sur le revenu retenu (sur la base de votre dernier bulletin de salaire)

L’IRS contactera alors votre ancien employeur pour demander le formulaire manquant.

Déposez maintenant, faites la reconciliation plus tard

Si la date limite de déclaration fiscale du 15 avril approche et que vous ne disposez toujours pas de tous les W-2 nécessaires, vous avez deux options. D’abord, vous pouvez demander une extension de six mois en utilisant le formulaire 4868 (Demande de prolongation automatique pour la déclaration de revenus des particuliers aux États-Unis). Gardez à l’esprit qu’une extension retarde la date de dépôt—pas le paiement. Utilisez vos bulletins de salaire pour estimer votre impôt dû et payez ce montant avant le 15 avril, même avec une extension. Une fois que vous avez plus de temps, vous pouvez obtenir une Transcription de salaire et de revenus directement auprès de l’IRS en créant un compte en ligne, bien que ce document puisse prendre jusqu’en juin ou juillet pour arriver.

Alternativement, vous pouvez déposer votre déclaration dès maintenant en utilisant le formulaire 4852 (Substitut du formulaire W-2, Déclaration de salaire et d’impôt). Ce formulaire vous permet d’estimer vos revenus et retenues aussi précisément que possible en fonction des informations disponibles. Cependant, vous devrez peut-être modifier votre déclaration plus tard si le W-2 réel que vous recevez diffère significativement de vos estimations. Pour des situations complexes, il est conseillé de consulter un professionnel en fiscalité.

Qu’est-ce qu’un formulaire W-2 et pourquoi est-il important

Un formulaire W-2 est le document officiel que les employeurs utilisent pour déclarer les salaires et traitements à la fois aux employés et à l’IRS. Il sert de preuve de revenu et indique combien votre employeur a retenu pour les impôts tout au long de l’année. Votre W-2 contient plusieurs éléments essentiels :

Revenus indiquent votre total de salaires, pourboires, et autres compensations pour l’année fiscale.

Impôt fédéral sur le revenu retenu détaille le montant que votre employeur a déduit en fonction de vos choix de retenue.

Cotisations à la Sécurité Sociale et à Medicare indiquent ce que vous avez versé dans ces programmes de prestations, assurant un crédit correct pour vos futurs bénéfices.

Impôts d’État et locaux apparaissent sur votre W-2 si vous vivez ou travaillez dans une juridiction avec des impôts sur le revenu.

Autres déductions et contributions peuvent inclure des dépôts dans un plan de retraite, des primes d’assurance santé avant impôt, ou d’autres avantages.

Les informations sur votre W-2 doivent correspondre à ce que vous déclarez dans votre déclaration fiscale. S’il y a une divergence ou si vous ne déposez pas du tout, l’IRS vous contactera probablement pour faire la reconciliation.

Dates limites officielles et calendrier d’émission du W-2

Les employeurs doivent envoyer les formulaires W-2 à tous les travailleurs avant le 31 janvier de l’année fiscale suivante. Si cette date tombe un week-end ou un jour férié, la date limite est repoussée au jour ouvrable suivant. Cette exigence du 31 janvier donne aux employés suffisamment de temps pour rassembler leurs documents et déposer leur déclaration avant la date limite du 15 avril.

Beaucoup d’employeurs respectent cette obligation, mais pour ceux qui ne le font pas—ou qui envoient les formulaires en retard—les conséquences peuvent être importantes.

Sanctions pour les employeurs qui ne envoient pas de W-2

Lorsque les employeurs ignorent leur obligation d’envoyer les formulaires W-2 ou les soumettent en retard, la loi fédérale impose des pénalités importantes. Ces pénalités s’appliquent par formulaire (ce qui signifie qu’une copie à l’IRS et une à chaque employé comptent séparément), sans plafond sur le total des amendes.

Les montants actuels des pénalités sont :

• Formulaires soumis jusqu’à 30 jours de retard : 60 $ par formulaire
• Formulaires soumis entre 31 jours et le 1er août : 120 $ par formulaire
• Formulaires soumis après le 1er août ou non soumis : 310 $ par formulaire
• Pénalités pour mépris intentionnel des obligations de déclaration : 630 $ par formulaire

Pour illustrer l’impact financier : si une entreprise avec 10 employés attend jusqu’en septembre pour distribuer les W-2, chaque formulaire entraîne une pénalité de 310 $. Étant donné que les employeurs doivent déposer auprès de l’IRS et fournir des copies à chaque employé, le coût est de 310 $ multiplié par 2, soit 620 $ par employé. Sur 10 employés, cela représente 6 200 $ en pénalités seulement—sans compter les intérêts que l’IRS peut également appliquer en supplément.

Ces pénalités substantielles existent pour assurer la conformité des employeurs à leur obligation légale de fournir une documentation W-2 précise aux travailleurs. Si votre ancien employeur retarde ou refuse d’envoyer votre ancien W-2, connaître ces pénalités peut parfois motiver une action plus rapide.